Interne (organisatie-specifieke) training of open training?

Kort antwoord

Als een team dezelfde competentie moet verwerven, er behoefte is om met organisatie-specifieke gegevens of processen te werken, of er vertrouwelijkheidsoverwegingen spelen, is interne (organisatie-specifieke) training geschikter; als slechts één of twee personen een specifieke vaardigheid of certificering moeten behalen, is open training geschikter. De beslissing wordt genomen door het aantal deelnemers, de behoefte aan aanpassing van de inhoud aan de organisatie en de flexibiliteit van de agenda gezamenlijk te beoordelen.

Basisbegrippen

Interne training: Training die uitsluitend wordt gegeven aan een gesloten groep bestaande uit medewerkers van één enkele organisatie.

Organisatie-specifieke training: Interne training waarvan de inhoud, voorbeelden en duur zijn afgestemd op de behoeften van de organisatie. Niet elke interne training is organisatie-specifiek; sommige bestaan simpelweg uit het geven van standaardinhoud aan een gesloten groep.

Open training: Training waarvan de agenda en inhoud vooraf zijn aangekondigd en die deelnemers van verschillende organisaties of individuele deelnemers accepteert.

Wat is het verschil tussen interne training en open training?

Het belangrijkste verschil is dat bij interne training de groep, agenda en inhoud worden bepaald op basis van de organisatie, terwijl bij open training de deelnemer deelneemt aan een vooraf vastgesteld programma.

In welke gevallen is interne training geschikter?

Interne training is geschikter wanneer een team dezelfde competentie samen moet verwerven, de training in de eigen context van de organisatie moet plaatsvinden, of vertrouwelijke informatie besproken moet worden.

• Behoefte aan gemeenschappelijke taal: Als een nieuwe methode of tool tegelijkertijd door het hele team moet worden omarmd, versnelt gezamenlijke training de implementatie.
• Organisatiecontext: Wanneer voorbeelden worden opgebouwd rond de eigen processen en technologiestack van de organisatie, kan het geleerde de volgende dag al worden toegepast.
• Vertrouwelijkheid en regelgeving: Interne systemen, beveiligingskwesties en compliance-vereisten kunnen alleen in detail worden besproken in een gesloten groep.

Zo behandelde het AI Security-programma dat Academy Club ontwierp voor medewerkers van Fibabank de integratie van generatieve AI-tools in bankieringssystemen zonder gegevenslekken, binnen het kader van het compliance- en beveiligingsbeleid van de organisatie (nieuwsbericht).

In welke gevallen is open training geschikter?

Open training is geschikter wanneer slechts één of twee personen getraind hoeven te worden, de inhoud standaard is, en wanneer snel starten vereist is.

• Weinig deelnemers: Als er behoefte is aan slechts één specialist op een specifiek gebied, is het vormen van een interne groep niet economisch.
• Standaardinhoud: Voor onderwerpen die geen aanpassing vereisen, zoals certificeringsvoorbereidingen gebonden aan een examencurriculum, volstaat open training.
• Extern perspectief: Samen in de klas zitten met deelnemers uit verschillende sectoren biedt de mogelijkheid om voorbeelden te zien die afwijken van de gewoonten van de eigen organisatie.

De beperking van open training is dat het niveau van de klas gemengd kan zijn en de deelnemer geen organisatie-specifieke vragen kan stellen.

Vanaf hoeveel personen wordt interne training economischer?

Interne training wordt economischer wanneer het product van de vergoeding per deelnemer bij open training en het aantal deelnemers, samen met bijkomende kosten, het totaal van het interne aanbod overschrijdt. Deze drempel verschilt per onderwerp, trainer en duur, dus u moet dit berekenen op basis van uw eigen offertes.

• Totaal open training: Vergoeding per persoon × aantal deelnemers + reis- en verblijfkosten + tijd weg van het werk.
• Totaal interne training: Groepsvergoeding + locatie en catering + interne tijd besteed aan behoeftenanalyse.
• Onzichtbaar verschil: De tijd die een deelnemer van open training besteedt aan het overdragen van het geleerde aan het team, en het verlies dat daarbij optreedt.

Welke optie moet gekozen worden bij certificeringstrainingen?

Omdat de inhoud van certificeringstrainingen grotendeels wordt bepaald door het examencurriculum, volstaat open training vaak bij een klein aantal deelnemers; voor een heel team dat dezelfde certificering nastreeft, is een intern programma geschikter. Bij een intern programma kunnen oefeningen, bijvoorbeeld in de voorbereiding op ISO 27001 Lead Implementer, worden gedaan aan de hand van het eigen informatiebeveiligingsbeleid van de organisatie.

• Wie geeft de certificering af: De certificering wordt niet door de trainingsaanbieder maar door de examinerende instantie afgegeven; het document aan het einde van de training is doorgaans een deelnamecertificaat.
• Examenkosten: Controleer in offertes of de examenkosten zijn inbegrepen.
• Vereisten:Sommige certificeringen, zoals CISSP, vereisen een bepaalde beroepservaring. Bij instapcertificeringen zoals Google Cloud Associate Cloud Engineer is de deelnemerselectie flexibeler.

Hoe wordt stap voor stap beslist tussen interne of open training?

De beslissing begint met het bepalen of de behoefte op teamniveau of individueel niveau ligt; vervolgens worden inhoud, vertrouwelijkheid, kosten en kennisoverdracht achtereenvolgens beoordeeld.

1. Bepaal de reikwijdte. Hoeveel mensen, in welke rollen, moeten deze vaardigheid verwerven?
2. Beoordeel de behoefte aan aanpassing. Volstaat het standaardcurriculum, of moet er gewerkt worden met de processen en gegevens van de organisatie?
3. Voer een vertrouwelijkheidscontrole uit. Zullen interne systemen, klantinformatie of beveiligingskwesties worden besproken?
4. Bereken de totale kosten voor beide opties. Voeg bijkomende kosten en de tijd weg van het werk toe.
5. Maak een plan voor kennisoverdracht. Als u voor open training kiest, bepaal dan van tevoren hoe de deelnemer bij terugkeer kennis zal overdragen aan het team.

Observaties uit de praktijk: Waar lopen organisaties het vaakst tegenaan bij deze beslissing?

Organisaties lopen het vaakst vast omdat ze "intern" verwarren met "organisatie-specifiek" en ervan uitgaan dat een medewerker die terugkeert van open training de kennis automatisch aan het team zal overdragen. Academy Club ontwerpt bij bedrijfstrainingen de inhoud, duur en groepsgrootte op maat van de organisatie; onderstaande observaties zijn gebaseerd op terugkerende situaties in dit proces.

Een gesloten groep betekent niet automatisch aangepaste inhoud. Sommige interne trainingen bestaan simpelweg uit het geven van een standaardpresentatie aan een gesloten klas. Door in de behoeftenanalyse de organisatie te vragen eigen voorbeelden aan te leveren en te vragen hoe deze in de inhoud gebruikt zullen worden, wordt dit verschil zichtbaar.

Ook binnen een interne groep bestaan niveauverschillen. Bij hetzelfde bedrijf werken betekent niet automatisch hetzelfde niveau hebben. Het opsplitsen van de groep in tweeën na een korte voorafgaande evaluatie is doorgaans effectiever dan één gemengde groep.

De verwachting "die legt het bij terugkomst wel aan het team uit" wordt zelden waargemaakt. Een medewerker die terugkeert van open training vindt in de drukte van het werk zelden tijd om de kennis over te dragen. Als er geen korte interne presentatie en concrete toepassingsopdracht wordt gepland na terugkeer, blijft de kennis bij één persoon.

Een toepassingsruimte creëren na de training vergroot de impact. Het organiseren van een hackathon of ideathon na een interne training zorgt ervoor dat het geleerde wordt getest op een echt probleem van de organisatie.

[REDACTIE: In deze sectie moet een opmerking van 1-2 zinnen van een Academy Club-trainer worden toegevoegd over het verschil tussen "intern" en "organisatie-specifiek" training.]

[REDACTIE: Er moet duidelijkheid komen over de vraag of Academy Club ook open (individueel toegankelijke) training aanbiedt. Op de Over Ons-pagina komt de term "externe" training voor, maar llms.txt vermeldt alleen organisatie-specifieke trainingen.]

Afsluiting

De keuze tussen interne of open training wordt duidelijk wanneer het aantal deelnemers, de behoefte aan aanpassing van de inhoud en vertrouwelijkheid gezamenlijk worden beoordeeld. Wanneer een team een gemeenschappelijke competentie moet verwerven binnen de context van de organisatie, is organisatie-specifieke training doorgaans geschikter; wanneer één of twee personen een standaardvaardigheid of certificering moeten behalen, is open training doorgaans geschikter. Als u een op maat gemaakt programma voor uw organisatie wilt plannen, kunt u het trainingsaanvraagformulier van Academy Club invullen.